Besvart av: Leif Steen, Dagfinn Lauvsland og Ulf Harry Evensen.

Prosjektoppgavens tittel: Etablering av Smaalensveven IKT – forståelse, forankring, forpliktelse.

Vi har valgt å se på Smaalensveven IKT sine oppgaver forbundet med etablering av et IKS. Smaalensveven IKT blir kommunenes IKT-driftspartner for kommunenen i indre Østfold.

Vi har sett forankringen i gjennomføringsperioden frem til oppstart, og hvordan de ansatte blir involvert i prosessen.

Horten vgs hadde, i samarbeid med elittera.no, utviklet en ny type digibok, som elektronisk lærebok i den videregående skolen. Dette har vært et utviklingsprosjekt i samarbeid med Gyldendal Norsk forlag. 

Digibok er en liten teknisk plate hvor elever og brukere kan laste ned elektroniske bøker. Det er ikke en vanlig skjerm, men en glassplate med digitalt blekk, hvor det ikke er noe bakgrunnsbelysning.

I første rekke ser de for seg et prøveprosjekt i liten skala. Digiboken har mye av de samme egenskaper som papir – og brukerne kan skrive direkte på skjermen, dvs lage notater, stikkord i sammen med teksten/læreboken.

Jeg ser denne type teknologi som et spennende løsning/alternativ til de løsninger som idag blir benyttet mot politikere. Det brukes idag mye ressurser i politikken ifm utsending og distribusjon av politiske dokumenter. Noen kommuner har gjennomført pilotprosjekter for bruk av vanlige bærbare som arbeidsverktøy for politikere. Graden av suksess for disse prosjektene kan sikkert diskuteres.

Direktoratet for naturforvaltning har utviklet en elektronisk løsning for søknad om tap av sau. Denne erstatter de tidligere manuelle rutinene som ble benyttet av denne næringen. De har årlig ca 2500 søknader innen denne type og tilskudd til de næringsdrivende var i fjor ca 67 mill.

Link til nyhet og skjema

Løsningen ble satt i drift i midten av oktober 2007.

Vi ble kort delt inn i enkle grupper og vi tok tak i Osterøy’s kommunes nylig gjennomførte prosjekt. Osterøy ønsket seg et samordnet barnehageopptak som også var koblet sammen med sak/arkiv i kommunen. Søknadsprosessen skulle være elektronisk automatisert. Hensikten med dette var tanken “om fullelektronisk arkiv” som ble kjørt samtidig som prosjekt.

Kommunen valgte ganske fort å benytte Oppad’s barnehagesystem, men manglet integrasjon/kobling. Ved oppstart av disse prosjektene viste det seg at en slik integrasjon ikke fantes. Dessuten tegnet de kontrakt med en skjemaleverandør for utvikling av skjemaløsning.

Dette problemet løste de ved inngåelse av kontrakt. Her ble det ganske klart beskrevet hvem som hadde hvilket ansvar for å få integrasjonen opp. Dette ansvaret ble lagt til Oppad – og ble satt som forutsetning for leveransen.

Ved barnehageåret 2007/2008 ble systemet brukt fullt ut. Alle som søkte om barnehageplass gjorde dette elektronisk. Alle fikk også svar fra sak/arkiv om at “søknaden var mottatt”. All videre saksbehandling etterpå ble enten gjort fra sak/arkiv eller barnehagesystemet. Endringer/notater til søknaden som ble gjort i etterkant er synlig for begge systemene.

Skjema av søknadsprosessen

Her vil det komme betrakninger rundt temaet edemokrati. I denne sammenhengen brukes bloggen for å forenkle dagens rutiner/prosesser ute i kommune.